Beschäftigen Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Versicherungsvermittlung?
Wer benötigt eine Sachkundeprüfung? Wer muss sich regelmäßig weiterbilden?
Datum: 29.12.2023 | Autor: Dr. Wolfgang Kuckertz | Kategorie: Bildungscontrolling, E-Learning / KI, Sachkunde, Versicherungen, Weiterbildung
Beschäftigen Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Innen- oder Außendienst Ihrer Versicherungsvermittlung? Dann tragen Sie nicht nur Verantwortung für deren fachliche Qualifikation – sondern auch für deren gesetzlich vorgeschriebene Sachkunde und Weiterbildung.
Denn:
Wer in der Beratung oder Vermittlung von Versicherungsprodukten tätig ist, benötigt unter Umständen eine offizielle Erlaubnis nach § 34d GewO – inklusive bestandener Sachkundeprüfung und regelmäßiger Weiterbildungen.
Doch wer ist konkret betroffen?
Was ist bei der Erlaubnispflicht zu beachten? Welche Mitarbeitenden müssen sich weiterbilden – und welche Nachweise verlangt die Aufsicht?
In diesem Beitrag erhalten Sie klare Antworten, gesetzliche Grundlagen und praxisnahe Handlungsempfehlungen. So bleiben Sie rechtssicher und stärken gleichzeitig die Qualität Ihrer Beratung im Kundenkontakt.
1. Einführung: Pflichten für Mitarbeitende in der Versicherungsvermittlung
In der heutigen Versicherungsbranche ist Fachkompetenz ein zentrales Qualitätsmerkmal – und zugleich gesetzlich vorgeschrieben. Die Tätigkeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Innen- oder Außendienst unterliegt dabei strengen Regeln. Wer Kundinnen und Kunden zu Versicherungsprodukten berät oder diese vermittelt, muss über eine fundierte Sachkunde nach § 34d GewO verfügen.
Diese Verpflichtung betrifft nicht nur selbstständige Vermittler:innen, sondern auch festangestellte Personen mit Kundenkontakt – also Beschäftigte, die direkt oder indirekt am Beratungs- und Vertriebsprozess beteiligt sind.
Gesetzliche Grundlage: § 34d GewO
Der zentrale Paragraf, auf den sich die Pflichten beziehen, ist § 34d der Gewerbeordnung (GewO). Er regelt, wer Versicherungsprodukte gewerblich vermitteln darf. Die darin verankerte Erlaubnispflicht stellt sicher, dass nur sachkundige Personen im Versicherungsvertrieb tätig sind. Die IHK-Sachkundeprüfung ist dabei ein zentrales Element der Zulassung.
Wichtig:
Auch Angestellte im Innendienst, die z. B. im Rahmen von Beratungen zu bestehenden Policen kommunizieren oder Vertragsunterlagen vorbereiten, können unter diese Regelung fallen – insbesondere, wenn sie aktiv in die Beratung oder Vermittlung eingebunden sind.
Pflicht zur Weiterbildung
Neben dem Sachkundenachweis besteht auch eine gesetzliche Weiterbildungspflicht. Diese gilt für alle Inhaber:innen einer Erlaubnis nach § 34d GewO und deren Mitarbeiter:innen mit Kundenkontakt. Ziel ist es, die fachliche Kompetenz kontinuierlich zu sichern und an neue gesetzliche oder marktbedingte Anforderungen anzupassen.
Sobald ein:e Mitarbeiter:in im Kundenkontakt steht und beratend tätig wird – sei es im Außendienst oder im Innendienst – ist die Sachkunde nachzuweisen und eine jährliche Weiterbildung im Umfang von 15 Stunden gesetzlich vorgeschrieben
Für wen gelten diese Pflichten konkret?
Die Verpflichtung betrifft zum Beispiel folgende Berufsgruppen:
Versicherungsvertreter:innen, die für ein oder mehrere Versicherungsunternehmen tätig sind
Versicherungsmakler:innen, die im Auftrag der Kundschaft vermitteln
Angestellte im Außendienst, die Kundengespräche führen
Mitarbeiter:innen im Innendienst, sofern sie beratende oder vermittlungsnahe Aufgaben übernehmen
Trainees, Quereinsteiger:innen oder Praktikant:innen, wenn sie aktiv in den Beratungsprozess eingebunden sind
Je nach Position und Aufgabenbereich gelten teils unterschiedliche Anforderungen – die Grundregel lautet jedoch: Beratung = Sachkunde + Erlaubnis + Weiterbildungspflicht.
2. Wer benötigt eine Sachkundeprüfung nach § 34d GewO?
Die Tätigkeit als Versicherungsvermittler:in in Deutschland unterliegt strengen gesetzlichen Anforderungen.Zentral ist dabei die Erlaubnis nach § 34d der Gewerbeordnung (GewO), die sicherstellen soll, dass nur qualifizierte und zuverlässige Personen Versicherungsprodukte vermitteln.
Wer ist zur Sachkundeprüfung verpflichtet?
Grundsätzlich muss jede Person, die gewerbsmäßig Versicherungsverträge vermittelt oder abschließt, eine Sachkundeprüfung ablegen.Dies betrifft sowohl selbstständige Vermittler:innen als auch Angestellte, die unmittelbar bei der Beratung oder Vermittlung mitwirken.
Ein Beispiel verdeutlicht dies: In einem Versicherungsmaklerbetrieb mit drei Mitarbeitenden benötigt die Inhaberin eine Erlaubnis nach § 34d Abs. 1 GewO und muss somit einen entsprechenden Sachkundenachweis erbringen.Angestellte, die direkt an der Vermittlung oder Beratung mitwirken, müssen ebenfalls eine Sachkunde nachweisen.Hingegen benötigen Mitarbeitende, die ausschließlich administrative Aufgaben übernehmen, keinen Sachkundenachweis.
Zuverlässigkeit: Es dürfen keine relevanten Vorstrafen oder laufende Insolvenzverfahren vorliegen.
Geordnete Vermögensverhältnisse:Es darf kein Vermögensverfall vorliegen.
Sachkundenachweis:Nachweis über eine bestandene IHK-Sachkundeprüfung oder einen gleichwertigen Berufsabschluss, z. B. als Versicherungskaufmann/-frau.
Berufshaftpflichtversicherung:Nachweis über eine entsprechende Versicherung, die Schäden abdeckt, die durch die berufliche Tätigkeit entstehen könnten.
Ausnahmen von der Sachkundeprüfung
Es gibt bestimmte Ausnahmen, bei denen keine Sachkundeprüfung erforderlich ist:
Angestellte ohne Kundenkontakt: Mitarbeitende, die ausschließlich administrative Tätigkeiten ausüben und keinen direkten Kontakt zu Kund:innen haben, benötigen keinen Sachkundenachweis.
3. Wann ist eine Erlaubnis zwingend erforderlich?
Die Erlaubnis nach § 34d GewO ist kein formaler Akt, sondern eine rechtlich verbindliche Voraussetzung, um Versicherungen gewerblich vermitteln oder beraten zu dürfen. Diese Erlaubnispflicht soll sicherstellen, dass Kundinnen und Kunden nur von qualifizierten, zuverlässigen Personen beraten werden.
Doch wann genau greift diese Regelung? Wer ist verpflichtet, eine Erlaubnis zu beantragen – und wer nicht?
Die gesetzliche Grundlage im Überblick
Die Erlaubnispflicht nach § 34d Abs. 1 GewO betrifft alle Personen, die:
gewerbsmäßig Versicherungsverträge vermitteln oder abschließen,
nicht ausschließlich im Namen eines Versicherungsunternehmens tätig sind,
oder nicht nur gelegentlich, sondern dauerhaft in der Versicherungsvermittlung arbeiten.
Mitarbeiter:innen im Innendienst, sofern sie am Vermittlungsprozess beteiligt sind
Dabei ist entscheidend: Sobald Kundenkontakt stattfindet, der über reine Verwaltung oder Empfangstätigkeit hinausgeht, kann die Erlaubnispflicht greifen.
Keine Erlaubnis nötig – Ausnahmen
Nicht alle Personen im Umfeld der Versicherungsvermittlung benötigen eine Erlaubnis. Ausgenommen sind z. B.:
Backoffice-Mitarbeiter:innen, die ausschließlich organisatorische oder administrative Aufgaben übernehmen
Reine Empfangskräfte ohne beratende Tätigkeit
Auszubildende, wenn sie nicht selbstständig beraten oder vermitteln
Angestellte von Versicherern, die ausschließlich intern tätig sind (z. B. IT, Buchhaltung)
Achtung:
Sobald ein:e Mitarbeiter:in auch nur gelegentlich selbstständig mit Kund:innen über Versicherungsprodukte spricht oder Empfehlungen ausspricht, kann die Erlaubnispflicht greifen.
Ein:e Mitarbeiter:in im Innendienst nimmt regelmäßig Anrufe von Bestandskund:innen entgegen und gibt Auskünfte zu Tarifoptionen, Vertragsänderungen oder Kündigungsfristen. Auch wenn keine unmittelbare Neuvermittlung erfolgt, besteht in diesem Fall eine beratende Komponente – und somit Erlaubnispflicht und Weiterbildungspflicht.
Voraussetzungen für die Erlaubnisbeantragung
Für die Beantragung einer Erlaubnis sind folgende Nachweise erforderlich:
Zuverlässigkeit (keine relevanten Vorstrafen oder Gewerbeuntersagungen)
Geordnete Vermögensverhältnisse
Berufshaftpflichtversicherung gemäß § 9 VersVermV
Die Antragsstellung erfolgt bei der örtlich zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) oder über das DIHK-Portal für Vermittlerregister. Oft wird ergänzend eine Prüfung der Unterlagen über das Gewerbeamt durchgeführt.
Checkliste: Wann ist eine Erlaubnis erforderlich?
Tätigkeit
Erlaubnis nötig?
Sachkunde nötig?
Beratung zu Versicherungsprodukten
✅ Ja
✅ Ja
Eigenständige Vermittlung
✅ Ja
✅ Ja
Telefonischer Kundenservice mit Tarifberatung
✅ Ja
✅ Ja
Administrative Tätigkeit ohne Beratung
❌ Nein
❌ Nein
Empfang ohne Beratung
❌ Nein
❌ Nein
4. Welche Rollen im Innen- und Außendienst sind betroffen?
Nicht nur selbstständige Versicherungsvermittler:innen benötigen eine Erlaubnis nach § 34d GewO. Auch viele Mitarbeitende in Versicherungsunternehmen oder Vermittlungsbüros – ob im Außendienst oder im Innendienst – unterliegen den Anforderungen an Sachkunde, Erlaubnispflicht und Weiterbildung.
Die zentrale Frage lautet: Wer hat Kundenkontakt mit Beratungscharakter? Denn genau hier liegt die Grenze zwischen erlaubnispflichtiger und nicht-erlaubnispflichtiger Tätigkeit.
Typische Rollen im Außendienst – fast immer erlaubnispflichtig
Mitarbeitende im Außendienst haben in der Regel direkten Kontakt zu Kundinnen und Kunden, beraten diese zu Produkten und vermitteln Verträge. Typische Tätigkeiten:
Auch nebenberuflich oder auf Honorarbasis tätige Außendienstmitarbeitende benötigen ggf. eine eigene Erlaubnis, sofern sie eigenverantwortlich beraten oder vermitteln.
Rollen im Innendienst – differenziert zu betrachten
Nicht alle Tätigkeiten im Innendienst führen automatisch zur Erlaubnispflicht. Entscheidend ist der Charakter der Tätigkeit:
Tätigkeiten mit Kundenberatung:
Telefonische Tarifauskünfte
Schriftliche Empfehlungen zu Vertragsoptionen
Beratung zu Vertragswechseln, Zusatzversicherungen etc.
Diese Tätigkeiten sind erlaubnispflichtig. Erlaubnispflicht bzw. Qualifikationsnachweis Sachkunde & Weiterbildungspflicht
Tätigkeiten ohne Kundenkontakt oder ohne Beratung:
Datenerfassung, Vertragsverwaltung
Terminplanung, Empfang, Sekretariat
Postbearbeitung, Archivierung
Hier ist keine Erlaubnis erforderlich. Kein Sachkundenachweis Keine Weiterbildungspflicht
Praxisbeispiele: Wer braucht was?
Rolle
Kundenkontakt
Beratung
Erlaubnispflicht
Sachkunde
Weiterbildung
Außendienstmitarbeiter:in (selbstständig)
✅
✅
✅
✅
✅
Kundenberater:in am Telefon
✅
✅
✅
✅
✅
Sachbearbeitung (ohne Beratung)
❌
❌
❌
❌
❌
Innendienstmitarbeiter:in mit Tarifberatung
✅
✅
✅
✅
✅
Empfangskraft
✅
❌
❌
❌
❌
Was Arbeitgeber:innen beachten sollten
Die Unterscheidung zwischen erlaubnispflichtiger und nicht-erlaubnispflichtiger Tätigkeit ist nicht immer eindeutig. Deshalb empfiehlt sich:
Tätigkeitsprofile regelmäßig prüfen
Rechtssichere Aufgabenbeschreibungen erstellen
Dokumentation der Kundenschnittstelle führen
Weiterbildungspflicht intern erfassen und überwachen
Tipp:
Tools für digitales Bildungscontrolling helfen, den Überblick zu behalten und gesetzliche Pflichten zu dokumentieren. Anbieter wie die Akademie für Finanzberatung bieten passende Lösungen und zertifizierte Weiterbildungen an.
5. Weiterbildungspflicht: Was gilt für § 34d-Erlaubnisinhaber:innen?
Versicherungsvermittler:innen und deren Mitarbeiter:innen mit Kundenkontakt unterliegen einer gesetzlich geregelten Weiterbildungspflicht. Ziel dieser Pflicht ist es, die Qualität der Beratung dauerhaft zu sichern und die Kundenzufriedenheit zu stärken. Gleichzeitig dient sie dem Verbraucherschutz – denn Versicherungsentscheidungen wirken oft über Jahre oder Jahrzehnte.
Doch was genau schreibt der Gesetzgeber vor? Wer ist betroffen? Und wie können Unternehmen den Aufwand effizient managen?
Die Nachweise auf Verlangen der Aufsichtsbehörde vorlegen
Für angestellte Mitarbeitende ist der Erlaubnisinhaber oder die Erlaubnisinhaberin verantwortlich. Es empfiehlt sich daher ein zentrales System zur Erfassung aller Fortbildungen.
Alle Personen, die Versicherungsverträge vermitteln oder beratend tätig sind, benötigen einen Sachkundenachweis. Dazu zählen selbstständige Vermittler:innen sowie Mitarbeitende im Innen- und Außendienst mit Kundenkontakt. Ohne diese Sachkunde wird keine Erlaubnis nach § 34d GewO erteilt.
Wenn Mitarbeitende keine Beratung oder Vermittlung leisten – z. B. rein administrative oder organisatorische Aufgaben ohne Kundenkontakt – ist keine Erlaubnis erforderlich.
Beispiele:
Empfangspersonal
Datenerfassung
Buchhaltung
IT-Support
Entscheidend ist nicht die Berufsbezeichnung, sondern der tatsächliche Aufgabenbereich.
Ja, die IHK-Sachkundeprüfung kann beliebig oft wiederholt werden. Es empfiehlt sich, zwischen den Versuchen gezielt an Schwachstellen zu arbeiten – z. B. mit digitalen Testsimulationen und gezieltem Coaching.
Die Industrie- und Handelskammern (IHKs) sowie die zuständigen Gewerbebehörden überprüfen stichprobenartig die Einhaltung der Pflicht. Daher sollten Nachweise mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden. In Berlin wurden sogar Fälle bekannt, bei denen Polizeibeamte in Agenturen die Nachweise einsehen wollten.
Die Sachkunde bleibt personengebunden. Eine neue Arbeitgeberin oder ein neuer Arbeitgeber kann die vorhandene Qualifikation anerkennen – eine neue Erlaubnis ist ggf. nur bei Selbstständigkeit notwendig. Die Weiterbildungsnachweise müssen auch im neuen Unternehmen fortgeführt werden.
Wie kann mir Going Public helfen?
Bei Going Public können Sie Wissen und Fähigkeiten erwerben, die Sie in Ihrer Tätigkeit als Vermittlerin oder Vermittler voranbringen. Wir begleiten unsere Kundinnen und Kunden von der Anmeldung bis hin zur Prüfung.
Alle vermittelten Inhalte sind praxis- und möglichst nah an den IHK-Prüfungsinhalten orientiert, sodass unsere Absolventinnen und Absolventen nach bestandener Prüfung ihr neu erworbenes Wissen direkt anwenden können.
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